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에이지스 그룹은 재고조사 아웃소싱 분야에서 아시아 점유율 1위 기업으로, 많은 고객들이 이용하고 있습니다. 이러한 에이지스가 ‘재고조사란 무엇인가?’, ‘왜 해야 하는가?’, ‘팁은 무엇인가?’, ‘실패하지 않기 위한 포인트는 무엇인가?’ 등 재고조사에 관한 다양한 주제를 칼럼으로 몇 차례 나누어 연재하려고 합니다. 재고조사에 대해 고민하는 분들, 왜 필요한지 알고 싶은 분들에게 도움이 되기를 바랍니다.
제3회에서는 재고조사를 실시하기 전에 필요한 준비와 계획표 작성에 대해 설명합니다.
목차:
1.재고조사 준비
(1) 재고조사 경험
(2) 계획표 작성
재고조사를 준비하는 데는 상품 정리, 특히 백룸 정리, 반품 작업, 재고조사에 필요한 기기, 필기구, 재고조사표 등의 소모품, 최상단 카운트를 위한 발판이나 사다리 준비가 필요합니다. 또한, 매우 중요한 것이 사전 교육입니다. 재고조사는 일 년에 몇 번만 수행되기 때문에, 매일 하는 업무에는 익숙해도 재고조사에는 익숙하지 않을 수 있습니다. 예를 들어, 재고조사를 연 2회 실시해도 10년 근무한 직원은 20회밖에 경험하지 못합니다. 하물며, 채용된 지 얼마 안 된 직원이나 단시간 근무하는 파트 타이머나 아르바이트 직원은 재고조사에 대해 처음부터 설명하고 이해시켜야 합니다.
재고조사에 필요한 인시, 즉 필요한 인원수와 시작부터 종료까지의 시간을 추정하는 것도 중요합니다. 인시나 작업 할당의 전망 차이가 발생하면, 재고조사를 서둘러 마무리하려다 실수를 저지를 가능성이 매우 높아질 수 있습니다.
다음 표는 재고조사를 수행하기 전에 준비 계획의 예입니다. 첫 번째로 할 일은 이러한 계획서를 작성하는 것입니다. 여기서 중요한 것은 스케줄링입니다. “언제까지 할 것인가”를 정하는 것입니다. 이를 더 구체적으로 “누가 할 것인가”로 나누어야 합니다. 부문별 준비는 각 부문 담당자가 수행하게 되지만, 이 표를 보면 평소와는 다른 작업이 필요하다는 것을 이해할 수 있을 것입니다. 따라서 세부적인 계획이 필요합니다. 세분화하고 사전 준비의 책임자를 명확히 합니다. 기본적으로 사전 준비는 교육을 제외하면, 상품에 관한 업무는 각 부문 담당자가 수행하게 됩니다.
| 일정 | 사전준비 항목 |
|---|---|
| (A) 2개월 전까지 | 1.재고조사에 필요한 자재·기기의 재고조사를 실시하고, 부족한 부분을 발주합니다. 2.이전에 사용한 재고조사 맵을 확인합니다. |
| (B) 1개월 전까지 | 1.백룸(BR) 및 매장의 사전 준비 작업 스케줄과 부문별 작업 할당을 결정합니다. 2.장기간 수령하지 않은 상품의 고객에게 연락합니다. 3.재고조사 감사 책임자를 할당합니다. |
| (C) 14일 전까지 | 1.재고조사 사전 교육(설명회)을 실시합니다. 2.매장과 BR의 레이아웃을 실제로 확인하고, 로케이션 번호를 할당한 재고조사 맵을 작성합니다(이전에 사용한 것 수정). 3.파손품·결함품 등을 거래처에 반품 처리합니다. 4.주문, 배송 받은 전표를 정리합니다. 5.재고조사에 필요한 자재·기기 확보를 확인합니다. 6.BR 작업 할당표와 재고조사 맵 게시를 확인합니다. 7.BR용 재고조사 자재와 기기를 각 부문에 배포합니다. 8.부족한 사다리가 있으면 대여합니다. 9.BR의 불가동 재고를 세고 바코드와 수량 라벨 부착을 시작합니다. |
| (D) 7일 전까지 | 1.매입처에 상품납품 정지를 안내합니다(일부 상품 제외). 2.점포 간 대체 및 반품 중지를 안내합니다. 3.실시 당일의 조명, 공조 설비 및 경비 수배를 확인합니다. 4.재고조사 조직도를 완성하고, 각자의 역할을 명확히 하여 전달 및 게시합니다. |
| (E) 3일 전까지 | 1.각종 납품 대체 등의 전표류에 재고조사 전 스탬프 날인을 지시합니다. 2.BR 준비 상황을 확인하고, 필요에 따라 작업 스케줄과 인원을 조정합니다. 3.BR에 있는 빈 박스를 모두 접고, 빈 박스로 보관해야 하는 것은 한 곳에 정리합니다. 4.매장과 BR 외의 장소를 체크하여 카운트할 상품이 없는지 확인합니다(사무실이나 휴게실 등). 5.매장 가격 표시를 확인 및 수정하고, 상품 마스터 미등록 여부를 확인합니다. |
| (F) 전날 까지 | 1.매장용 재고조사 자재와 기기를 각 부문에 배포합니다. 2.각종 납품 대체 등의 전표류를 정리, 회수 3.납품되지 않고 전표만 도착한 것을 분별해 둡니다. 4.고객 주문품으로 매출 계상된 것을 분별하고, ‘재고조사 제외’라고 표시합니다. 5.매장의 빈 박스를 접어 철거합니다(혹은 빈 박스 표시). 6.곤돌라 최상단 스톡 재고와 매장 서랍 내 재고를 카운트합니다. |
| (G) 당일 개시 전까지 | 1.작업 개시 전 최종 협의를 실시하여 지시를 확인합니다. 2.사전 준비를 최종 확인합니다. 3.재고조사 맵을 최종 확인 및 수정합니다. 4.감사 협의를 진행합니다. 5.회계 감사를 실시합니다. |
재고조사 조직은 평소 점포 운영 조직과 크게 다릅니다. 조직을 효과적으로 운영하기 위해서는 “지시 명령 계통“을 명확히 하고, 누가 리더이며 그에 따르는 멤버가 누구인지 분명히 알 수 있는 조직도를 만들어야 합니다. 직원들은 재고조사 당일에 누구에게 지시를 받아야 하는지 알아야 합니다. 지시된 것을 그대로 실행하는 것은 당연하지만, “지시된 것 이외“는 해서는 안 됩니다. 이는 매우 어려운 일입니다. 적어도 재고조사 작업에 있어서는 “개인의 창의성“은 배제되어야 합니다. 만약 창의적인 아이디어가 있다면, 재고조사 종료 후 반성회에서 제안해야 합니다.
“결정된 일을 정해진 대로 수행한다.” 이것을 확실히 수행할 수 있는 조직이어야 합니다. 이를 위해 사전 교육이 매우 중요합니다. 재고조사 작업을 배우고 이해하는 것 이상으로 “조직적인 행동“의 중요성을 이해시켜야 합니다.
저자
일본 에이지스 리테일 서포트 연구소 주식회사 고문
일본 전국 도난 범죄 방지기구 이사
공업회 일본 도난 방지 시스템 협회 부회장
일본 도난 방지 시스템 협회 총무 위원장
오미 하지메
