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에이지스 그룹은 재고조사 아웃소싱 분야에서 아시아 점유율 1위 기업으로, 많은 고객들이 이용하고 있습니다. 이러한 에이지스가 ‘재고조사란 무엇인가?’, ‘왜 해야 하는가?’, ‘팁은 무엇인가?’, ‘실패하지 않기 위한 포인트는 무엇인가?’ 등 재고조사에 관한 다양한 주제를 칼럼으로 몇 차례 나누어 연재하려고 합니다. 재고조사에 대해 고민하는 분들, 왜 필요한지 알고 싶은 분들에게 도움이 되기를 바랍니다.
제4회에서는 재고조사 당일에 해야 할 일에 대해 설명합니다.
목차：
드디어 재고조사 당일
1.조례의 중요성
2.팀 리더에 의한 작업 배정과 완료 보고의 철저한 실행
3.카운트 완료 보고를 받으면
4.팀 리더에게 중요한 멤버 지원
5.진행 관리와 작업 체크
6.카운트 외의 작업
7.종료 체크
8.집계 작업과 차이 조사
9.매장 복원 작업
10.총괄
가능하다면 재고조사는 전원이 함께 모여 동시에 시작하는 것이 이상적입니다. 하지만 파트타이머, 아르바이트, 본사에서 온 지원 인력 등 다양한 인원이 참여하기 때문에, 시작 시점에 모두가 모이는 것은 현실적으로 어려울 수 있습니다. 이럴 경우에는 몇 개의 그룹으로 나누어 작업을 시작하는 것이 좋습니다.
절대 해서는 안 되는 것은, 한 사람이 중간에 팀에 합류하는 것입니다. 팀 단위로 작업을 수행하기 위해서는 시작 시점에 반드시 조례나 간단한 미팅을 통해 의사소통을 해두는 것이 필요하기 때문입니다.
사전에 교육을 받았다고 하더라도, 재고조사 작업을 수행하는 것은 결국 사람입니다. 모든 작업자가 100% 정해진 규칙대로 완벽하게 실행할 수 있는 것은 아닙니다. 오히려 완벽하지 않을 것을 전제로 한 대비가 필요합니다. 작업 전에 전체 조례(조금은 구식 표현이지만)를 실시하는 것도 그 대비책 중 하나입니다.
효과적인 조례는 실수를 줄이고 작업 지연을 방지할 수 있습니다. 하지만 전달할 내용이 너무 많아 “이것도 저것도” 하게 되면 시간이 너무 오래 걸릴 뿐만 아니라, 작업자는 무엇이 중요한지, 우선순위가 무엇인지 파악하지 못해 오히려 혼란을 초래할 수 있습니다. 또한, 정신력 강조나 기합을 넣는 식의 구시대적인 조회는 아무런 의미가 없습니다.
모든 인원이 메모를 하는 습관도 중요합니다. 이는 평소부터 습관화되어야 합니다. 아침 조회에서 전달되는 내용은 엄선된 것이어야 하지만, 그럼에도 불구하고 인간의 기억력은 완벽하지 않기 때문에 메모를 통해 전달 사항이 보다 확실하게 이해되고 실행될 수 있습니다.
내용은 꼭 필요한 것만 전달해야 합니다. 이미 사전 교육이 이루어졌기 때문입니다. 누구의 지시에 따라야 하는지와 같은 지시 명령 체계, 휴식 시간의 취득 방법, 종료 예정 시각 등의 전달은 최소한으로 필요합니다.
상품이나 매장별로 카운트할 때의 주의사항은 해당 매장을 담당하는 팀의 조례나 개별 지시를 통해 전달합니다. 작업자가 담당하지 않는 매장에 대한 주의사항을 들어도 의미가 없기 때문입니다. 정보가 과도하면 작업자는 필요한 정보를 스스로 선별해야 하며, 그 과정에서 필요한 정보가 누락될 위험이 있습니다. 마지막으로, 모두 함께 큰 소리로 힘차게 구호를 외치는 것도 좋습니다.
인원이 많고 넓은 매장이나 다층 구조의 매장에서 재고조사를 실시할 경우, 매장 단위로 팀별 아침 조회를 해당 구역을 담당하는 책임자나 팀 리더가 진행합니다. 이미 전체 아침 조회를 실시했기 때문에, 실제 작업에 맞춘 간결한 설명이 바람직합니다. 단, 매장의 일부 특수한 상품에 대해서는 해당 작업을 담당하는 사람만 알면 되므로, 조례에서는 설명하지 않고 이후 개별 지시 시에 전달합니다.
인원이 적은 경우에는 서로의 얼굴이 잘 보이기 때문에, 팀 리더는 멤버의 작업 모습이나 표정을 통해 작업 방법을 제대로 이해하고 있는지 파악할 수 있습니다. 여기서 강조해야 할 점은, 리더의 지시에 따를 것과 보고의 철저함입니다.
실재고조사의 책임자(팀 단위일 경우 팀 리더)는 계획에 따라 카운트 담당자에게 작업 장소를 지시합니다. 작업자가 자의적으로 판단하여 작업을 진행하면, 카운트 누락이나 중복이 발생할 위험이 있습니다. 따라서 책임자의 작업 지시는 절대적으로 준수되어야 합니다.
한편, 책임자는 재고조사 맵을 활용하여 각 작업자가 담당할 장소를 명확하게 개별적으로 지시해야 합니다.
작업 배정을 지나치게 세분화하면, 작업 지시와 보고가 반복되어 이동 시간과 지시·보고에 소요되는 시간이 늘어납니다. 이러한 점을 고려하여 작업 배정을 해야 합니다.
작업자는 지시받은 장소의 카운트를 완료한 후, 즉시 책임자에게 완료 보고를 하고 다음 작업 지시를 받아야 합니다. 절대로 자의적으로 판단하여 다른 작업자를 도와서는 안 됩니다. 어려움을 겪는 사람을 돕는 것이 나쁜 일은 아니지만, 작업자가 자율적으로 판단하여 작업을 수행하는 것은 절대 허용되어서는 안 됩니다.
이러한 일이 발생하지 않도록, 책임자는 직접 매장을 순회하며 작업 상황을 눈으로 확인해야 합니다. 매장이 넓거나 다층 구조일 경우, 한 사람이 모든 것을 확인하는 것은 현실적으로 어렵기 때문에, 여러 팀을 구성하고 각 팀에 리더를 배치할 필요가 있습니다.
작업자로부터 카운트 완료 보고를 받으면, 재고조사 중에 의문점이나 어려운 점은 없었는지 간단히 질문해보는 것이 좋습니다. 작업자 중에는 불명확한 점을 자의적으로 판단하여 작업을 진행한 경우도 있을 수 있기 때문입니다.
그 다음에는 새로운 카운트 장소를 지시합니다. 로케이션 번호를 알고 있더라도, 재고조사 책임자는 가능한 한 직접 해당 장소로 가서 카운트 작업자와 함께 확인하는 것이 바람직합니다. 매장을 잘 알고 있는 베테랑 직원이라 하더라도, 현장에 가지 않아도 괜찮다고 생각해서는 안 됩니다. “알고 있을 것이다”, “할 수 있을 것이다”라는 추측은 매우 위험합니다. 반드시 서로 확인하는 절차를 거쳐야 합니다.
현장에 가보면, 예를 들어 통로에 박스가 놓여 있는 등 규칙만으로는 해결할 수 없는 문제가 발생할 수 있습니다. 그렇기 때문에 현장에서의 확인은 매우 중요합니다.
새로운 카운트 장소를 지시할 때 동시에 중요한 것은, 이미 카운트가 완료된 장소를 명확히 해두는 것입니다. 또한, 완료된 장소를 직접 눈으로 확인하여 누락 없이 작업이 끝났는지를 점검해야 합니다.
재고조사를 시작한 초기에는 익숙하지 않은 직원이 많기 때문에, 교육받은 방법과는 다른(잘못된) 방식으로 작업을 진행하는 경우가 있습니다. 물론 사전 교육에서 “불명확하거나 의문이 생기면 즉시 작업을 중단하고 확인할 것”이라고 설명했더라도, 질문에 답해줄 책임자가 가까이에 없다면, 모른 채로 작업을 계속하는 경우도 많습니다.
이러한 문제를 가능한 한 빠른 시점에서 해소하는 것도 재고조사 책임자의 중요한 역할입니다. 재고조사 초기 단계에서의 점검과 지도는 매우 중요합니다. 이후 작업이 원활하게 진행될 수 있는지는 문제를 조기에 발견하고 신속하게 대응하는지에 달려 있다고 할 수 있습니다.
책임자는 단순히 재고조사를 끝내는 것만으로는 충분하지 않습니다. 작업자가 올바른 절차를 지키고 정확한 재고조사 결과를 낼 수 있도록, 한 사람 한 사람의 작업을 세심하게 지켜보고 관찰해야 합니다. 단순히 카운트 작업의 진행 상황만 보는 것이 아니라, 작업자의 상태나 컨디션에도 주의를 기울이며, 작업자의 입장에서 지원하는 자세가 중요합니다. 또한, 그렇게 해야만 하는 중요한 책임을 맡고 있다는 점을 인식해야 합니다.
재고조사의 성공 여부는 사전 준비에 크게 좌우되지만, 그와 동일하게 중요한 것이 작업 시작 이후의 체크입니다. 모든 작업자가 정해진 절차와 규칙에 따라 재고조사를 수행하고 있는지를 확인하기 위해, 재고조사 책임자는 시작 후 매시간마다 현장에서 작업 상황을 점검해야 합니다.
많은 인원이 평소에 하지 않던 익숙하지 않은 작업을 수행하고 있기 때문에, 전원이 누락 없이 정확하게 절차대로 작업을 수행하는 경우는 매우 드뭅니다. 책임자는 각 작업자의 작업 상황을 직접 눈으로 확인하고, 이해하지 못한 부분은 없는지 질문해야 합니다. 대부분의 작업자는 스스로 책임자에게 질문하는 경우가 거의 없기 때문에, 책임자가 먼저 다가가서 질문을 해야 합니다.
카운트 작업 중 발생하는 불명확한 사항은 즉시 그 자리에서 해결해야 합니다. 따라서 순회하지 않는 시간에도 책임자는 다른 작업자 근처에서 카운트를 수행하며, 언제든지 대응할 수 있도록 준비해야 합니다. 작업자가 책임자를 찾기 위해 매장을 돌아다니게 해서는 안 됩니다.
특히 작업 시작 후 첫 번째 휴식 시간 전까지는 카운트 작업의 체크에 중점을 두어야 합니다. 재고조사 책임자의 또 다른 중요한 업무는 작업의 진행 상황을 파악하는 것입니다. 다수 인원이 참여하는 재고조사의 경우, 여러 팀을 구성하고 각 팀의 리더가 직접 카운트 작업을 수행하면서 팀원들을 감독합니다.
작업 중 정확도를 확인하기 위해 주로 샘플링 체크를 사용합니다. 이는 최종 데이터의 정확도를 확보하기 위한 것이 아니라, 각 작업자가 올바르게 작업을 수행하고 있는지, 그 결과로 정확한 카운트를 하고 있는지를 확인하기 위한 것입니다. 카운트 실수가 많은 작업자를 조기에 발견하여 절차를 재확인하고 다시 지도할 필요가 있습니다.
데이터 체크나 정확도 점검 결과에서 실수가 있었던 작업자는 동일한 실수를 다른 장소에서도 했을 가능성이 있습니다. 실수가 특정 위치에만 있었는지, 다른 장소에서도 있었는지를 확인해야 합니다. 랜덤 체크의 경우, 정확도 확인을 위해 추가적인 로케이션에서의 체크가 필요합니다. 물론 책임자가 판단하여 실행할 수도 있지만, 사전에 실수의 정도나 실수 위치의 수 등에 대한 기준을 설정하고, 해당 기준에 해당하는 경우에는 재점검을 실시하고 기록을 남기는 등의 규칙을 마련하는 것이 필요합니다.
작업이 계획대로 진행되는 경우는 드뭅니다. 매장의 상황이나 이론 재고 정보를 바탕으로 어느 정도 작업량을 사전에 추정할 수는 있지만, 작업자의 능력이나 매장 상황에 따라 계획에서 벗어나는 경우는 흔히 발생합니다.
재고조사 책임자는 매시간마다 매장을 순회하며 작업 진행 상황을 확인하고, 각 구역의 팀 리더와도 정보를 공유해야 합니다. 또한, 계획 변경은 가능한 한 빨리 이루어져야 합니다. 매장별로 초기 배정 인원을 그대로 유지한 채, 작업이 끝난 구역에서 지연되고 있는 구역으로 작업자를 보내는 방식은 바람직하지 않습니다. 오히려 빨리 끝날 것으로 예상되는 구역에서 지연되고 있는 구역으로 일부 작업자를 조기에 이동시키는 것이 더 효과적입니다.
재고조사 카운트 작업 중에는 코드가 부착되지 않은 상품이나 마스터 데이터에 없는 상품이 발견되는 경우가 있습니다. 특히 의류 상품의 경우, 상품 정보가 상품 자체가 아닌 부착된 태그에 있기 때문에, 태그가 떨어진 상품은 카운트할 수 없습니다. 또한, 화장품 박스에서 꺼내어 진열된 상품 중에는 바코드가 없는 경우도 있습니다.
이러한 상황에서 매번 작업을 중단하고 조사하면 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라, 작업 전환 과정에서 실수가 발생할 위험도 있습니다. 따라서 불명확한 상품(불명품)을 발견했을 경우에는 매장에서 일단 제거하여 별도의 장소에 모으는 규칙을 정하고, 이를 모든 작업자에게 사전에 철저히 안내해야 합니다.
대형 상품처럼 이동이 어려운 경우에는 어떤 표시를 남기고, 누구에게 어떤 방식으로 보고할 것인지도 미리 정해두어야 합니다.
불명품은 재고조사 책임자 또는 해당 구역을 담당하는 팀 리더가 모아서 조사하며, 별도의 로케이션을 설정하여 집계합니다. 진열되어 있던 원래의 위치에서 입력하면 실수의 원인이 될 뿐만 아니라, 별도의 로케이션에서 집계함으로써 사전 준비의 문제점이나 관리상의 개선점을 발견할 수 있습니다.
재고조사 시마다 발생하는 불명품의 수는 중요한 데이터이며, 매장 관리 수준을 나타내는 지표가 됩니다. 원래 상품에는 고객이 필요로 하는 가격 등의 정보가 반드시 포함되어 있어야 하므로, 이러한 문제를 모호하게 넘기지 말고 매장 개선으로 연결시켜야 합니다.
재고조사 중에는 오염된 상품이나 파손된 상품이 발견되는 경우도 있습니다. 당연히 이러한 상품을 그대로 매장에 둘 수는 없습니다. 이 역시 발견 즉시 특정 장소를 설정하여 그곳에 모으도록 사전에 모든 작업자에게 철저히 안내해야 합니다.
모은 상품은 사전에 정한 규정에 따라 폐기하거나 반품 등의 처리를 해야 합니다. 불량품은 폐기 외에도 거래처와의 약속에 따라 반품하거나, 가격 인하 처리, 가공 후 판매하는 경우도 있습니다.
원래 폐기나 가격 인하 작업은 재고조사 전에 수행되어야 합니다. 하지만 실제로는 재고조사 중에 발견되는 경우도 있습니다. 이 또한 불명품과 마찬가지로, 재고조사 시 어떤 불량품이 얼마나 발견되었는지를 기록해 두어야 합니다. 이는 일상적인 상품 관리 수준을 측정하는 기준이 됩니다.
최종 점검 작업 중 하나는 재고조사에서 누락이나 중복이 없는지를 확인하는 것입니다. 즉, 재고조사 맵에 표시된 모든 로케이션에 대해 재고조사 데이터 또는 재고조사표가 존재하며, 동일한 로케이션이 중복되지 않았는지를 확인하는 것입니다. 이는 재고조사표를 사용하든, 데이터로 입력하든 동일하게 적용됩니다.
이러한 체크를 실수 없이 효율적으로 수행하기 위해서는 로케이션 번호를 가능한 한 연속 번호로 부여하는 것이 좋습니다.
이 과정에서 발견된 로케이션의 누락이나 중복은 반드시 현장에 가서 직접 확인해야 합니다. 단순히 서류만 보고 수정 처리를 하면 오히려 더 큰 실수로 이어질 수 있기 때문입니다.
그렇다면 이러한 실수는 왜 발생할까요? 주요 원인은 다음과 같습니다:
① 단순한 로케이션 누락
→ 팀 리더가 작업자에게 작업 지시를 누락했거나, 카운트 작업자가 지시를 잊어버린 경우 발생합니다. 재고조사표를 사용하는 경우, 해당 로케이션의 재고조사표가 사용되지 않은 것으로 확인됩니다.
② 단순한 로케이션 중복
→ 팀 리더가 실수로 동일한 로케이션을 여러 작업자에게 지시했거나, 작업자가 지시받지 않은 로케이션을 잘못 카운트한 경우 발생합니다.
③ 로케이션 입력(기입) 오류로 인한 중복 및 누락
→ 잘못된 로케이션 번호를 입력하거나, 다음 로케이션 번호 입력을 잊고 동일한 번호로 연속해서 카운트한 경우입니다. 핸디터미널 사용에 익숙하지 않은 경우 이러한 실수가 자주 발생합니다.
→ 작성된 재고조사 맵에 동일한 로케이션 번호가 중복되어 있거나, 번호가 빠져 있는 경우입니다. 물론 빠진 번호가 실제로 존재하지 않는다면 문제는 없지만, 사전에 재고조사 맵을 철저히 점검하는 것이 중요합니다.
현재는 PC를 활용한 시스템 덕분에 현장에서 즉시 집계가 이루어지는 경우가 대부분입니다. 반면, 재고조사표 등 장표를 사용하는 경우에는 며칠이 걸릴 수도 있습니다. 집계가 늦어질수록 불명 손실에 대한 조사가 충분히 이루어지지 않기 때문에, 가능한 한 빠르게 현장에서 집계할 수 있는 시스템을 사용하는 것이 바람직합니다.
한편, 기중 매입(매입가 확정)이 지연되면 재고조사 결과가 나와도 불명 손실 조사를 할 수 없습니다. 이러한 일이 발생하지 않도록 계획적으로 처리할 수 있어야 합니다.
재고조사 종료 후 즉시 집계가 가능하다면, 이론 재고와의 차이를 조사할 수 있습니다. 집계가 이루어지지 않으면 차이 조사를 할 수 없지만, 매장을 여러 구역으로 나누어 부분적으로 집계할 수 있다면 해당 구역의 차이를 확인할 수 있습니다. 단, 하나의 상품이 반드시 한 장소에만 있는 것은 아니기 때문에, 일부 구역의 차이 리스트만으로는 정확한 실재고를 파악할 수 없습니다. 이러한 문제가 없도록 명확히 구역이 나뉘어 있는 경우에만 부분적인 차이 리스트를 출력해야 합니다.
차이 리스트를 출력한 후에는 차이가 큰 항목, 경우에 따라서는 차이가 있는 모든 항목을 조사합니다.
이론 재고(장부 재고)는 재고조사 시작 전까지의 입고 및 매출 정보가 정확해야 산출할 수 있으며, 이 정보가 부정확하면 차이가 많이 발생합니다. 자동 발주의 기초 데이터로 활용하거나 이커머스 운영을 위해 이론 재고의 수정이 필요하다고 판단되는 경우, 차이가 있는 모든 SKU 또는 해당 카테고리에 대해 재조사를 실시하는 것이 바람직합니다.
매우 다양한 상품을 취급하고 있고, 인원과 시간이 제한되어 있다면 모든 항목을 조사하는 것은 어려울 수 있습니다. 이 경우 일정 금액 또는 수량 기준을 설정하고, 그 기준을 초과하는 항목에 대해 재조사를 실시합니다.
차이는 두 가지 유형이 있습니다.
실재고가 이론 재고보다 적은 경우: 있어야 할 상품이 없어진 상태로, 일반적인 손실입니다.
실재고가 이론 재고보다 많은 경우: 반대로 상품이 더 많은 상태로, 이를 역손실 이라고 부릅니다.
재고조사가 종료된 후 가장 먼저 해야 할 일은 다음 날 영업을 위한 매장 복원 작업입니다. 재고조사로 인해 흐트러진 상품 정리, 페이스업, 재고조사를 위해 부착한 각종 표시물의 제거가 필요합니다. 또한, 재고조사 대상이 아닌 샘플 등 일시적으로 매장에서 철수시킨 상품이 있다면, 이들도 원래의 매장 위치로 되돌려야 합니다.
하지만 여기서 반드시 주의해야 할 점은 “재고조사가 완전히 종료되기 전까지는 매장 복원 작업은 절대 금지” 라는 것입니다. 이 “완료”란, 자신이 담당하는 부서나 카테고리뿐만 아니라 모든 매장의 재고조사가 종료될 때까지 상품을 절대 이동시켜서는 안 된다는 의미입니다. 정확도 점검, 로케이션 중복 및 누락 확인 등 최종 점검 작업이 완료되고, 재고조사 책임자가 재고조사의 종료를 공식적으로 선언하기 전까지는, 예외 없이 매장 복원 작업을 포함한 모든 상품 이동은 금지됩니다.
복원에 시간이 오래 걸리는 매장이라 하더라도, 자의적으로 복원 작업을 시작해서는 안 되며, 어디까지나 재고조사 책임자가 허가한 매장 외에는 복원 작업을 해서는 안 됩니다.
재고조사가 끝난 후에는 가능한 한 빠른 시일 내에 관계자들이 총괄을 실시하는 것이 좋습니다. 재고조사 책임자, 각 구역의 팀 리더뿐만 아니라, 점장이나 부서 책임자도 참석하는 것이 바람직합니다. 이는 사전 준비 등의 책임이 부서 책임자에게 있기 때문입니다.
작업 중 발생한 문제점, 사전 준비의 미비, 작업 계획과 실제 결과의 차이 등 다음 재고조사를 위해 개선해야 할 사항이 많을 것입니다. 이러한 내용을 기록으로 남겨 다음 재고조사에 반영해야 합니다. 총괄을 하지 않고 그대로 넘어가면 다음에도 같은 실수를 반복할 수 있습니다. 개선할 사항을 방치하면 발전이 없습니다.
재고조사 결과 자체도 물론 중요하지만, 그 결과는 재고조사 프로세스에서 얻어지는 것입니다. 프로세스 중 하나라도 개선할 수 있다면, 다음 재고조사에서는 더 나은 성과를 얻을 수 있습니다.
저자
일본 에이지스 리테일 서포트 연구소 주식회사 고문
일본 전국 도난 범죄 방지기구 이사
공업회 일본 도난 방지 시스템 협회 부회장
일본 도난 방지 시스템 협회 총무 위원장
오미 하지메
