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에이지스 그룹은 재고조사 아웃소싱 분야에서 아시아 점유율 1위 기업으로, 많은 고객들이 이용하고 있습니다. 이러한 에이지스가 ‘재고조사란 무엇인가?’, ‘왜 해야 하는가?’, ‘팁은 무엇인가?’, ‘실패하지 않기 위한 포인트는 무엇인가?’ 등 재고조사에 관한 다양한 주제를 칼럼으로 몇 차례 나누어 연재하려고 합니다. 재고조사에 대해 고민하는 분들, 왜 필요한지 알고 싶은 분들에게 도움이 되기를 바랍니다.
제2회에서는 재고조사에서 자주 발생하는 함정과 재고조사를 실시할 때 어려운 점을 설명합니다.
목차:
1.재고조사에서 자주 발생하는 함정
(1) 결산과 이익 확정
(2) 상품 관리와 손실
2.재고조사에서 어려운 점
(1) 재고조사 직원과 재고조사의 정확성
(2) 매출 기회의 손실
(3) 신속한 결과 검증
재고조사의 목적은 ‘결산과 이익 확정’ 및 ‘상품 관리와 손실 방지’ 에 있습니다. 그러나 이러한 목적을 달성하기 위해서는 몇 가지 조건이 필요합니다. 물론 정확한 실지재고조사는 필수입니다.
재고조사가 끝나고 수치를 집계하면 전체 매출총이익률에서 이상치가 나타날 수 있습니다. 비정상적인 재고는 추가 조사를 통해 다시 조사해야 할 것입니다. 그러나 큰 차이가 있는 경우, 재고조사의 문제가 아닌 외부의 원인이 있을 수 있습니다.
소매가 환원법을 전제로 할 경우, ‘결산과 이익 확정’에 필요한 정보는 기초 및 기말의 실지재고조사 외에도, 기간 중 매입한 상품의 원가, 수량, 매출 데이터, 반품 데이터(원가)가 포함됩니다. 폐기나 가격 인하 정보는 이익 확정에 필요하지 않습니다.
*1 한국에서의 매출가격 환원법입니다.
이것은 조금 의외일 수 있지만 매입 원가 합계와 반품 원가 합계가 상쇄되기 때문에 이를 최종 매입가 원가로 계산합니다. 따라서, 필요한 것은 기초 재고 원가 합계, 기간 중 매입가 원가 합계, 매출 합계, 기말 재고 매출 합계의 네 가지 입니다. 이 네 가지는 모두가 알아야 할 기본적인 수치입니다. 기초와 기말의 재고 조사가 올바르게 이루어졌다면 비정상적인 값의 원인은 판매 및 매입가 데이터에서 찾을 수 있을 것입니다.
소매업(BtoC)에서는 매출을 부정확하게 계상하거나 고의로 조작하는 경우는 거의 없습니다.
또한, 매입도 거래처로부터 청구를 기반으로 하기 때문에 큰 차이가 발생할 가능성이 낮습니다. 따라서 재고조사에 문제가 없다면 이상치는 발생하지 않을 것입니다.
문제가 발생한다면 ‘조사 전후‘라는 상황일 것입니다. 이는 상품과 전표의 날짜가 재고조사일을 기준으로 다를 때 발생합니다. 예를 들어, 재고조사 전에 상품이 입하되었지만, 납품 전표(데이터)의 날짜가 재고조사 후로 되어 있는 경우, 매입데이터가 실제보다 적게 기록되어 매출총이익률이 높아집니다. 이를 방지하기 위한 한 가지 방법은 재고조사일 전후 일정 기간 동안 납품이나 반품을 금지하는 것입니다. 물론, 상품에 따라 매일 납품이 필요한 경우도 있습니다. 그러나 그 외의 경우에는 이 규칙을 철저히 준수하여 이러한 오류를 방지할 수 있습니다. 또한, 상품의 부문 간이나 점포 간 이동 처리의 누락이나 오류도 흔하게 발생합니다.
그렇다면 ‘상품 관리와 손실’은 어떨까요? 이 부분은 복잡해 보일 수 있지만, 단순화해서 생각할 수 있습니다. 상품 관리를 세밀하게 들여다보면, 최종적으로는 품목이 아닌 더 세부적인 SKU의 관리가 됩니다. 손실도 최종적으로는 금액으로 표현되지만, 본질은 수량입니다.
일반적으로 손실 금액을 계산하기 위해서는 기초 및 기말의 실지재고조사 데이터를 제외하고, 기간 중 매입(매가), 반품(매가), 매출, 폐기(매가), 가격 인상인하(매가) 등의 데이터가 필요합니다. 이 중 수량 기준으로 손실을 계산하는 데 필요한 데이터는 가격 인상인하(매가) 데이터를 제외한 나머지입니다.
수량 기준으로 보면,
기초재고 수량 + 매입가 수량 – 반품 수량 – 판매 수량 – 분실 수량 (손실 수량) = 기말 실 재고 수량
로스 수량=론 있어야 할 기말 재고 수량 – 기말 실 재고 수량 (실지 재고조사 결과)
이 됩니다. ‘결산과 이익 확정’과 마찬가지로, ‘조사 전후’ 에서의 실수가 원인이 되었을 가능성이 있습니다. 매입 수량의 오류는 출하·검수 과정의 오류나 납품 데이터의 오류 때문일 수 있습니다. 반품의 경우, 반품했음에도 불구하고 전표 기표가 누락되었을 수 있습니다. 판매 수량에는 실수가 없을 것 같지만, SKU 레벨에서 오류가 발생할 수 있습니다. 품목과 SKU는 명확히 다릅니다. 판매 가격과 매입가가 동일해서 동일 품목으로 간주되는 경우가 있습니다. 예를 들어, 식품의 경우 ‘단맛’, ‘중간맛’, ‘매운맛’, 의류나 신발의 경우 ‘S’, ‘M’, ‘L’ 사이즈 차이나 ‘빨강’, ‘파랑’, ‘녹색’ 색상 차이가 있습니다. 납품 시나 판매 시 원가와 판매가가 같기 때문에 실수오류를 무시하거나, 계산대에서 같은 품목을 두 개로 등록하는 등의 오류가 발생할 수 있습니다. 많은 사람들이 이를 실수잘못으로 인식하지 않고 직접적인 불이익이 없다고 생각하기 때문입니다. 전체적으로는 상쇄되어 문제가 없을 것 같지만, 상품 관리의 관점에서는 재고 수량이나 판매 수량이 부족한 경우 결품이나 과잉 재고가 발생할 우려가 있으므로 간과할 수 없습니다.
금액과 관련된 문제는 가격 인하에서 비롯됩입니다. 가격 인하 처리를 하지 않으면, 그 상품이 팔려도 기말 재고조사에 포함되어 불명 로스가 됩니다. 반대로 가격을 인상하면 그만큼 로스가 줄어들어 ‘역 로스’가 됩니다.
마지막으로 폐기와 가격 인하입니다. 이 처리를 소홀히 하면 그대로 불명 로스로 계상됩니다. 이로 인해 불명로스 부분이 늘어나기 때문에, 폐기와 가격 인하 처리를 확실하게 해야 합니다. 다만, 슈퍼마켓 등에서 이벤트나 특별 판매로 인해 빈번하게 매가가 변경되는 경우에는 수작업으로 처리하기 어려우므로, 시스템상의 전산재고를 이용해 대처해야 합니다. 가격 인하 데이터를 어디까지 엄밀격하게 관리할지는 업무의 번잡함, 즉 투입되는 작업 시간을 고려하여 각 기업의 사고 방식에 따라 결정하면 됩니다.
지금까지 설명한 내용은 모두 재고조사 이전의 문제입니다. 아무리 정확하고 정밀한 재고조사 결과라도, 전제 조건이 충족되지 않으면 결과는 전혀 의미를 잃게 됩니다. 다음은 정확하고 정밀하며 효율적으로 재고조사를 실시하기 위한 준비에 대해 설명하겠습니다.
재고조사는 어디에 무엇이 몇 개 있는지를 누락 없이 조사하고 집계하는 작업입니다. 이를 위해 많은 인력이 필요합니다. 첫째로, 인력 확보가 중요합니다. 점포 직원들이 분담하여 재고조사를 실시할 수 있으면 좋겠지만, 이는 드문 경우입니다. 따라서 외부에서 인력을 조달하는 경우가 많습니다. 어떤 방법이 있는지 정리해 봅시다.
1.(체인점이라면) 다른 점포나 본부로부터 지원을 받는다.
2.임시로 아르바이트를 고용한다.
3.거래처에 지원을 요청한다 (무상 파견 요청은 우위적 지위 남용이 될 수 있으므로 주의가 필요/ 불법파견의 여지가 있음).
4.아웃소싱 회사와 계약한다.
비용을 고려하는 것은 당연하지만, 재고조사 작업을 정확하게 수행할 수 있는 기술과 사전 교육이 필수적입니다. 책임감과 동기 부여도 중요합니다. 2나 3의 경우, 재고조사에 큰 오류가 발생해도 책임을 느끼지 않는 경우가 많을 것입니다. 또한, 모두 재고조사에 익숙하지 않기 때문에 올바른 재고조사 결과를 기대하기 어렵습니다. 1의 경우, 다른 점포나 본부에서 지원을 받는다면 어느 정도 책임감과 의식을 기대할 수 있지만, 자신의 점포에서 재고조사를 실시하는 직원들보다는 약간 부족할 수 있습니다. 4는 재고조사 전문 회사와 계약하는 것입니다. 이 경우 재고조사 기술과 품질 면에서 일정 수준을 기대할 수 있습니다. 다양한 체크 시스템을 보유하는 것보다 중요한 것은 전문 인력의 작업 수준입니다. 그들은 정확성과 생산성으로 평가됩니다. 즉, “가능한 한 정확하게 단시간에 많은 상품을 세는 것“이 기대됩니다. 이를 위해 샘플링 체크를 활용해 개인별 카운트 정밀도와 카운트 기록에서 개인별 생산성을 확인합니다. 이는 좋은 방법이지만, 당연히 비용이 들기 때문에 종합적인 판단이 필요합니다.
어쨌든 정확한 재고조사 결과를 얻는 것이 최우선입니다. 이는 재고조사를 누가 할 것인가의 문제 외에도 몇 가지 과제가 있습니다. 나중에 설명하겠지만, 정확한 재고조사 결과를 얻기 위해서는 원활한 재고조사를 수행하기 위한 사전 교육을 포함한 충분한 사전 준비가 필수적입니다.
재고조사는 대부분 손님이 없는 상태, 즉 폐점한 상태에서 실시합니다. 따라서 재고조사를 위해 영업을 중단해야 하며, 그날의 매출을 잃을 수 있습니다. 설날 등을 제외하고 많은 점포가 휴일 없이 영업하기 때문에, 재고조사를 위한 휴업은 단순히 매출 손실뿐만 아니라 경쟁 상대에게 줄 기회를 제공하는 결과를 초래할 수도 있습니다.
정기 휴일 없이 재고조사를 실시하는 방법으로는 개점을 늦추거나 폐점 시간을 앞당기거나 폐점 후에 실시하는 방법이 있습니다. 영업 중에 재고조사를 실시하는 예외적인 경우도 생각할 수 있습니다. 영업 시간을 변경하지 않고 재고조사를 할 수 있으면 좋겠지만, 점포 직원들만으로는 현실적으로 어렵습니다. 따라서 폐점 후(일반적으로 심야부터 다음날 아침까지) 재고조사를 실시할 때는 전문 회사를 이용한 아웃소싱이 일반적입니다. 아웃소싱 비용은 휴업으로 인한 매출 손실을도 함께 고려해야 합니다.
*영업 중에 재고조사를 실시하는 예외적인 경우로는 24시간 영업하는 편의점이 있습니다.
또 다른 문제는 기업에 따라 결과가 나오기까지 시간이 걸린다는 점입니다. 이익을 확정하기 위해서는 이미 알고 있는 기초 재고, 기간 중 매출 정보, 기간 중 매입가 정보에 더해 최종 재고조사 결과가 필요합니다. 따라서 가능한 한 빨리 정확하게 집계하는 것이 중요합니다. 또한, 의문이 있는 수치에 대해서는 다시 확인하는 등의 사후 검증이 필요합니다.
하지만 이것은 꽤 어렵습니다. 재고조사 결과의 사후 검증을 위해 충분한 인력을 확보하기 어렵고, 어떤 점검을 실시할지 정해져 있지 않은 경우가 많습니다. 다음에 설명할 “재고조사 준비“는 물론 중요하지만, 재고조사 결과의 사후 검증도 “언제“, “누가“, “어떻게” 할지를 미리 결정해 두어야 하며, 이를 실행할 수 있는 인원 체제를 갖추어야 합니다.
저자
일본 에이지스 리테일 서포트 연구소 주식회사 고문
일본 전국 도난 범죄 방지기구 이사
공업회 일본 도난 방지 시스템 협회 부회장
일본 도난 방지 시스템 협회 총무 위원장
오미 하지메
